支払い・返信・納品・書類の催促メールを、トーンを選んで作成できます。
催促メールは相手との関係を損なわないよう配慮しつつ、こちらの要望を明確に伝える必要があります。段階的にトーンを上げていくのが一般的です。
Q. 催促メールの件名はどう書けばよいですか？
A. 1回目は「【ご確認】○○の件について」のように柔らかい表現にします。2回目以降は「【再送】○○の件について」「【至急】○○のご対応のお願い」と段階的に緊急度を上げましょう。いきなり「督促」「警告」といった強い言葉は避けてください。
Q. 催促しても返信がない場合はどうすればよいですか？
A. メールを2回送っても反応がない場合は、電話で直接確認するのが効果的です。その際も「メールがお手元に届いていない可能性もあるかと思い、お電話いたしました」と、相手を責めない姿勢で臨みましょう。
Q. 上司や目上の方に催促する場合のコツは？
A. 直接的な催促は避け、「お忙しいところ恐縮ですが、○○の件について進捗を教えていただけますでしょうか」のように、確認の形で伺うのが無難です。対面で声をかけられる状況であれば、メールよりも口頭でお伺いするほうが角が立ちません。